Sistem
Sistem

Sistem Maklumat
Sistem Maklumat adalah terdiri dari elemen-elemen manusia, data, prosedur, perkakasan dan perisian yang saling bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai matlamat umum sesuatu pengurusan maklumat. Pengurusan Maklumat termasuklah pengumpulan data, memproses data menjadi maklumat untuk digunakan oleh sesebuah organisasi bagi membantu dalam membuat keputusan, menyelesaikan masalah dan juga digunakan untuk kawalan.

Peringkat-peringkat Pengurusan.
Pengurus
Pengurus adalah personel yang bertanggungjawab menggunakan setiap kemudahan yang terdapat dalam organisasi seperti manusia, peralatan, maklumat, kewangan dan aset-aset lain untuk mencapai matlamat organisasi. Semua pengurus pada mana-mana peringkat adalah individu yang akan membuat keputusan kepada organisasi. Untuk mencapai matlamat ini seorang pengurus mempunyai lima fungsi :

• Merancang : Proses menentukan misi dan visi bagi mencapai matlamat jangka pendek atau jangka panjang.
• Mengurus Perjawatan : Menguruskan keperluan latihan kepada staf dan menentukan struktur perjawatan staf bagi mencapai matlamat organisasi.
• Mengorganisasi Sumber : Memastikan kemudahan, kelengkapan dan peralatan yang terdapat dalam organisasi diuruskan dengan baik dan optimum dan memberikan tanggungjawab kepada staf yang sesuai untuk digunakan bagi mencapai matlamat organisasi.
• Memberi arahan : Mekanisma pentadbiran yang akan mengerakkan staf untuk melakukan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan lebih efisyen.
• Mengawal : Mengwujudkan prosedur kerja yang bersistematik untuk dijadikan piawaian bagi mengukur prestasi sebenar pencapaian sesuatu objektif yang ditentukan mengikut jadual yang ditentukan. Kawalan berkala dapat menentukan kemajuan dan prestasi organisasi bagi mementukan keperluan bagi pengubahsuaian jika perlu ke arah mencapai matlamat organisasi.

Peringkat-Peringkat Pengurusan.
Pengurusan boleh dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik), Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal) dan Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi).
Kesemua pengurusan tersebut akan melaksanakan kelima-lima tugas yang dinyatakan di atas. Untuk membolehkan fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan dengan sempurna, maklumat yang bersesuaian perlu diberikan kepada setiap peringkat pengurusan. Maklumat yang diperlukan adalah seperti berikut :

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)
Pengurus diperingkat ini banyak menggunakan masanya untuk merancang dan mengorganisasi hala tuju organisasi. Beliau memrlukan maklumat dalaman dan maklumat luaran. Maklumat dalaman adalah maklumat yang ringkas tetapi lengkap dan tepat mengenai semua operasi yang telah dan sedang dilaksanakan disamping operasi yang akan dilakukan oleh organisasinya. Maklumat perjalanan operasi membolehkan beliau menjangkakan tahap pencapaian matlamat organisasi. . Maklumat dalaman membolehkannya mendapatkan gambaran perjalanan operasi dalaman organisasinya. Selain dari itu pengurus peringkat atasan juga perlukan maklumat luaran bagi membolehkannya menilai keperluan semasa, hala tuju semasa bagi organiasi-organisasi lain, perubahan dalam peraturan dan polisi kerajaan dan aktiviti luaran yang akan memberi kesan kepada peranan semasa dan fungsi organisasi supaya lebih dinamik dan berdaya maju. Maklumat ini juga memberi manfaat kepada pengurus untuk menentukan keperluan untuk rancangan masa depan dan keperluan mengubahsuian atau merombak operasi, misi dan visi organiasasi.

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)
Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan tektikal dan untuk jangka masa pendek. Beliau membantu membuat keputusan bagi mencapai matlamat organisasi yang ditentukan oleh pengurusan atasan. Maklumat dalaman adalah maklumat yang paling penting bagi pengurusan peringkat ini. Maklumat yang diperlukan adalah lebih terperinci mengenai belanjawan, penjadualan dan penilaian prestasi operasi dan staf. Ia memerlukan maklumat yang lebih lengkap dan berkala untuk membolehkannya membuat perbandingan hasilan semasa dengan hasilan terdahulu bagi membolehkannya merancang pengubahsuaian perjalanan operasi . Dalam pengurusan moden, kebanyakkkan organisasi mengantikan pengurusan peringkat ini dengan menggunakan kaedah komputer untuk mengurangkan bilangan pengurus tektikal dan mengurangkan kos.

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)
Pengurus operasi terlibat dengan operasi harian dalam organisasi. Beliau akan memastikan perjalanan perancangan dari pengurus tektikal dilaksanakan oleh personel dari peringkat operasi. Maklumat yang diperlukan oleh pengurus peringkat ini adalah maklumat semasa mengenai kemajuan perjalanan operasi. Maklumat lebih berfokus kepada satu operasi. Maklumat ini datangnya dari sumber di bawah kawalannya seperti inventori, rekod-rekod terdahulu dan manual prosedur.

Pengurusan Projek
Pengurusan Projek adalah kaedah koordinasi dan pemantauan berstruktur bagi semua aktiviti yang terlibat dalam pembangunan sesuatu projek. Ia diperlukan untuk memastikan projek yang dijalankan itu menepati matlamat projek, mengikut jadual masa yang ditentukan dan peruntukan kos (kewangan dan sumber). Pengurusan Projek dapat mengurangkan risiko kegagalan sesuatu projek.

Terdapat tiga fungsi utama yang diperlukan untuk pengurusan projek iaitu :

• Perancangan : Semua aktiviti yang berkaitan ditentukan jangkamasanya, jujukan aktiviti dan tanggungjawab personel.
• Pemantauan : Semua aktiviti yang berkaitan akan diukur kemajuannya untuk memastikan aktiviti dijalankan mengikut jadual, masa dan kos yang ditentukan.
• Kawalan sumber : Membandingkan kemajuan perlaksanaan projek dengan yang dirancang. untuk mementukan adakah sumber dan jadual projek digunakan dan perlukan pengubahsuaian.

Untuk melaksanakan tugas tersebut satu Kumpulan Pengurusan Projek dibentuk yang terdiri dari :

• Pengurus Projek
• Pengguna
• Juru Analisa Sistem
• Pengaturcara
• Pakar-pakar lain