Question 1

What is a sytem? Identify an organization you are familiar with and define its as a system in terms of its components.

Answer:

Sistem adalah satu set komponen-komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama dalam melaksanakan tugas-tugas pada persekitaran tertentu bagi mencapai objektif dan matlamat yang telah ditetapkan.

Konsep sistem digunakan dalam menyelesaikan masalah dengan mengkaji sifat-sifat umum bagi sesebuah organisasi. Secara umumnya sistem mempunyai sembilan sifat umum iaitu :

1. Matlamat
2. Sempadan
3. Komponen
4. Perkaitan antara komponen-komponen
5. Persekitaran
6. Antaramuka
7. Input
8. Ouput
9. Kekangan

Untuk menjelaskan lagi tentang sistem, sebuah organisasi yang berorientasikan pendidikan iaitu Institut Perguruan Darulaman, Jitra dipilih. Jadual di bawah menjelaskan sifat-sifat sistem.

Question 2

Define the levels of managements and their information systems requirements.

Answer:

Secara umumnya pengurusan boleh dibahagikan kepada empat peringkat iaitu :

1. Pengurusan Atasan
2. Pengurus diperingkat ini banyak menggunakan masanya untuk merancang hala tuju, misi dan visi organisasi
3. Pengurusan Pertengahan
4. Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan tektikal dan keputusan jangka masa pendek. Beliau membantu pengurusan atasan membuat keputusan bagi mencapai matlamat organisasi.
5. Pengurusan Bawahan
6. Pengurusan bawahan berfungsi menyelia perjalanan operasi dan personel dan memastikan perancangan harian dilaksanakan dengan sempurna. Pemantauan kepada perlaksanaan operasi harian membolehkannya membuat keputusan dan mengambil tindakan pembetulan jika diperlukan.
7. Pengurusan Operasi

Maklumat adalah aset dalam organisasi kerana ia akan membantu organisasi mencapai matlamatnya. Maklumat-maklumat dalam organisasi perlu diuruskan dengan baik melalui sistem maklumat tertentu. Sistem maklumat secara umunya boleh dibahagikan kepada empat kategori iaitu :

1. Sistem Maklumat Operasi
2. Terdapat beberapa jenis sistem maklumat operasi yang digunakan dalam urusan harian seperti Sistem Pemprosesan Transaksi. Dalam perniagaan, transaksi merupakan perkara penting. Ia temasuklah pembelian, pesanan, tempahan, jualan, pendaftaran, bayaran dan penghantaran. Oleh itu sistem maklumat transaksi ialah sistem maklumat aplikasi yang boleh menyimpan data dan memproses transaksi perniagaan yang terlibat. Kadang-kadang ia juga dikenali sebagai Sistem Pemprosesan Data.
3. Sistem Maklumat Pengurusan
4. Sistem ini dibangunkan untuk memenuhi keperluan pengurusan dalam mendapatkan laporan bagi membantu membuat perancangan. Sistem maklumat ini akan menghasilkan laporan lengkap, ringkasan laporan dan laporan kekecualian (exception report). Laporan lengkap akan digunakan untuk simpanan tentang organisasi. Ringkasan laporan digunakan untuk menunjukkan hala tuju dan kemungkinan masalah. Laporan kekecualian adalah laporan berasaskan kepada sesuatu kriteria atau syarat.
5. Sistem Sokongan Keputusan
6. Sistem maklumat ini membekalkan maklumat untuk digunakan bagi menyokong proses membuat keputusan. Sistem ini akan mengakses maklumat dari kedua-dua sistem di atas untuk digunakan dalam membuat keputusan. Setelah maklumat di analisis ia akan memberikan bantuan dalam membuat keputusan. Jika sistem ini digunakan kepada pengurusan, ia dikenalai sebagai Sistem Maklumat Eksekutif (EIS).
7. Sistem Pakar

Keperluan kepada sistem maklumat bergantung kepada tanggungjawab dan kedudukan personel dalam organisasi. Jadual di bawah menunjukkan peringkat pengurusan dan keperluan kepada sistem maklumat.

Question 3

Explain why there are various ISD methodologies in the market?

Answer:

Pembangunan sistem maklumat memerlukan perancangan yang rapi. Untuk menghasilkan sistem maklumat yang berkesan dan berfaedah kepada organisasi, berbagai metodologi pembangunan sistem diperkenalkan. Di pasaran terdapat beberapa metodologi yang sering digunakan seperti SDLC, SSDAM, OOSAD, RAT dan lain-lain Kepelbagaian metodologi pembangunan sistem maklumat ini adalah berasaskan kepada faktor-faktor berikut :

1. Terdapat dua jenis metodologi dalam pasaran iaitu metodologi tulin dan metodologi moden. Metodologi tulin menggunakan semua langkah-langkah dalam pembangunan sistem mengikut Kitaran Hayat Pembangunan Sistem (SDLC). Metodologi moden mengunakan kemudahan alatan dan teknik pembangunan sistem yang dibekalkan oleh alatan CASE. Metodologi yang berbeza ini memberi peluang kepada organisasi memilih mengikut kesesuaian dan keupayaan organisasi tersebut.
2. Perkembangan teknologi maklumat terutamanya teknologi perisian menyediakan kemudahan menggunakan perisian komputer dalam menganalisis dan merekabentuk sistem. Selari dengan perkembangan ini, pelbagai metodologi pembangunan sistem dihasilkan supaya memberi ruang kepada teknologi maklumat digunakan.
3. Terdapat metodologi pembangunan sistem yang terawal yang masih sesuai digunakan dan telah digunakan oleh organisasi yang telah mantap. Perubahan kepada metodologi terbaru menjadikan organisasi terpaksa memberi latihan pembangunan sistem kepada juru analisis sistem dalam organisasi tersebut.
4. Terdapat metodologi yang membekalkan peralatan dan teknik yang lebih mudah untuk pembangunan sistem. Metodologi ini selari dengan perkembangan bahasa pengaturcaraan komputer yang digunakan untuk rekabentuk sistem.

Question 4

Define information systems and information systems development methodology.

Answer

Sistem Maklumat melibatkan data, proses, manusia, antara muka dan geografi yang saling berkaitan untuk membantu meningkatkan keberkesanan dan kecekapan sesuatu organisasi disamping membantu menyelesaikan masalah dan membuat keputusan bagi organisasi tersebut.

Metodologi pembangunan sistem adalah perlaksanaan secara praktikal dan fizikal pembangunan sesuatu sistem maklumat yang merangkumi aktiviti-aktiviti bagi setiap fasa pembangunan sistem, personel-personel yang terlibat, hasilan dan piawaian kualiti bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dan alatan serta teknik yang digunakan.

Question 5

What is meant by SDLC? What are the steps in SDLC ?

Answer

SDLC adalah singkatan dari Sytem Development Life Cycle atau Kitar Hayat Pembangunan Sistem. SDLC adalah salah satu metodologi terawal yang digunakan oleh organisasi dalam pembangunan sistem maklumat. Metodologi ini membahagikan pembangunan sistem kepada lima langkah iaitu :

1. Mengenalpasti masalah
2. Tujuan utama fasa ini adalah untuk mengenalpasti skop dan keadaan sesuatu masalah dalam organisasi untuk membolehkan fasa analisis dilakukan.
3. Analisis
4. Mengkaji sistem semasa dan mendokumenkan cadangan-cadangan untuk membaiki sistem semasa. Fasa ini akan menyediakan laporan lengkap mengenai anggaran kos, keperluan dan alternatif cadangan-cadangan kepada pengurusan untuk membolehkan pihak pengurusan memilih cadangan yang terbaik bagi membaiki sistem semasa.
5. Rekabentuk
6. Fasa menyediakan rekabentuk bagi sistem yang akan dibangunkan seperti keperluan data-data untuk input, bentuk output, perisian-perisian untuk membangunkan sistem dan manual prosedur.
7. Pembangunan
8. Menyediakan kod pengaturcaraan bagi sistem, menguji sistem dan mendokumentasikan operasi-operasi bagi sistem yang dibangunkan. Pihak pengurusan dan pengguna akan mengkaji sistem untuk disahkan.
9. Perlaksanaan dan penilaian

Question 6

What is project management ?

Answer

Pengurusan Projek adalah kaedah koordinasi dan pemantauan berstruktur bagi semua aktiviti yang terlibat dalam pembangunan sesuatu projek. Pengurusan projek diperlukan untuk memastikan projek yang dijalankan itu menepati matlamat projek, mengikut jadual masa yang ditentukan dan menggunakan peruntukan kos kewangan dan sumber yang ditetapkan. Koordinasi dan pemantauan projek akan dapat mengurangkan risiko kegagalan sesuatu projek.

Terdapat tiga fungsi utama yang diperlukan untuk pengurusan projek iaitu :

1. Perancangan
2. Semua aktiviti yang berkaitan ditentukan jangkamasanya, jujukan aktiviti dan tanggungjawab personel.
3. Pemantauan
4. Semua aktiviti yang berkaitan akan diukur kemajuannya untuk memastikan aktiviti dijalankan mengikut jadual, masa dan kos yang ditentukan.
5. Kawalan sumber

Question 7

What are the steps in project management ?

Answer

Matlamat utama Pengurusan Projek adalah untuk memastikan sistem maklumat yang dibangunkan boleh diterima pakai dan berkesan kepada pengguna dan pembangunan sistem tersebut menepati jadual masa dan peruntukan kewangan dan sumber yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugas tersebut satu Kumpulan Pengurusan Projek dibentuk yang terdiri dari :

1. Pengurus Projek
2. Pengguna
3. Juru Analisa Sistem
4. Pengaturcara
5. Pakar-pakar lain

Untuk memastikan objektif projek tercapai, ahli-ahli dalam pengurusan projek perlu terlibat dalam merangka aktiviti-aktiviti melalui langkah-langkah berikut :

1. Perancangan Projek
2. Perancangan projek perlu dilakukan untuk menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan bagi setiap fasa pembangunan sistem. Jenis aktiviti ini akan menentukan keperluan kepada projek tersebut seperti sumber manusia, kewangan dan jangka masa untuk fasa-fasa pembangunan sistem. Perancangan yang rapi membolehkan penagihan tugas dan tanggungjawab kepada ahli-ahli pengurusan projek dilakukan dengan lebih berkesan.
3. Anggaran
4. Menentukan masa untuk menyiapkan projek adalah satu anggaran masa yang rumit kerana ia bergantung kepada banyak faktor seperti saiz projek, sumber projek dan kerenah pengguna. Beberapa kaedah digunakan dalam membuat anggaran masa projek seperti Kaedah Kuantitatif, Kaedah Pengalaman dan Kaedah Kekangan. Anggaran yang tepat akan menjimatkan kos dan sumber.
5. Penjadualan
6. Menentukan susunan aktiviti-aktiviti projek membolehkan pengurus projek menentukan masa untuk memulakan dan menamatkan sesuatu aktiviti. Penjadualan yang lengkap boleh dilakukan menggunakan beberapa kaedah seperti Carta Gantt, PERT (Program Evaluation Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). Penjadualan yang baik menjadikan sesuatu projek boleh dilaksanakan mengikut perancangan, memberi tugas dan tanggungjawab yang selari dengan kepakaran kepada ahli-ahli pengurusan projek dan menyiapkan projek mengikut ketetapan masa.
7. Pemantauan dan Kawalan
8. Tiga peringkat terdahulu perlu disiapkan sebelum sesuatu projek boleh dimulakan. Setelah projek bermula, tugas pengurus projek adalah membuat pemantauan dan kawalan terhadap perlaksanaan aktiviti-aktiviti yang dijadualkan. Pemantauan akan memastikan piawaian aktiviti dipatuhi. Bentuk kawalan yang dilakukan teramsuklah memberi arahan, memberi motivasi, menilai dan membetulkan sebarang bentuk aktiviti yang melambatkan perlaksanaan projek.
9. Laporan

Question 8

What are the roles and skills of the analyst?

Answer

Juruanalisis Sistem adalah personel yang terlibat secara langsung dalam mengenalpasti keperluan, menganalisis, merekabentuk, membina, melaksanakan, menilai serta menyenggarakan sistem maklumat.

Secara umumnya peranan juruanalisis sistem boleh dikategorikan kepada dua iaitu :

1. Juruanalisis perniagaan
2. Peranannya adalah menganalisis masalah dalam perniagaan yang tidak bergantung kepada keperluan analisis teknologi. Dalam hal ini, juruanalisis sistem berperanan dalam mencadangkan prosedur perniagaan terkini dan merekabentuk borang-borang untuk memudahkan urusan perniagaan.
3. Juruanalisis aplikasi

1. 1. Pakar dan perunding bagi analisis dan rekabentuk aplikasi yang menggunakan kemudahan teknologi maklumat dalam pembangunan sistem. Dalam hal ini juruanalisis sistem berperanan sebagai pakar teknikal yang terlibat dalam memilih dan menilai pakej perisian dan perkakasan, merekabentuk fail-fail komputer serta memberi latihan penggunaan komputer dan teknologi komputer kepada pengguna-pengguna.
   2. Perancang, pengurus dan koordinator bagi pembangunan sistem maklumat.

Untuk melaksanakan peranan tersebut, juruanalisis sistem perlulah mempunyai kemahiran-kemahiran berikut :

1. Pengetahuan dan kemahiran Teknologi Maklumat
2. Kemahiran ini diperlukan untuk membolehkan juruanalasis sistem menerangkan kelebihan dan peluang yang boleh digunakan dari kemudahan teknologi maklumat untuk melaksanakan operasi-operasi dalam organisasi.
3. Kemahiran Pengaturcaraan Komputer
4. Sebagai penghubung antara pembina sistem dangan pemilik sistem, juruanalisis sistem perlulah mempunyai kemahiran pengaturcaraan komputer terutamanya bahasa pengaturcaraan yang popular dan sring digunakan dalam pembangunan sistem maklumat.
5. Pengetahuan Umum Perniagaan
6. Oleh kerana sistem amklumnat dibangunkan untuk kegunaan perniagaan, juruanalisis sistem perlulah mempunyai pengetahuan umum tentang istilah-istilah perniagaan, operasi dan keperluan dalam perniagaan. Ini membolehkannya mudah berinteraksi dengan pakar-pakar perniagaan dan pemilik perniagaan.
7. Kemahiran Penyelesaian Masalah
8. Kebolehan menganalisis masalah yang besar kepada bahagian-bahagian yang kecil dan mencadangkan alternatif penyelesaian masalah adalah anatara kemahiran penyelesaian masalah yang perlu dikuasai oleh juruanalisis sistem.
9. Kemahiran Komunikasi
10. Komunikasi secara lisan dan bertulis dalam bahasa bukan teknikal, mempunyai hubungan yang banyak dengan persekitaran dan organisasi lain adalah antara elemen penting juruanalisis sistem bagi membolehkannya berinteraksi dengan berkesan dalam melaksanakan tugasnya.
11. Kemahiran Menganalisis dan Merekabentuk Sistem
12. Latihan berterusan dalam analisis dan rekabentuk sistem membolehkan juruanalisis sistem mendapatkan konsep, prinsip, alatan dan teknik terkini dalam metodologi pembangunan sistem.
13. Beretika dan Personaliti Tinggi

Question 9

Why do analyst need to understand the organization and problem situation?

Answer

1. Organisasi diwujudkan untuk mencapai matlamat tertentu. Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung kepada beberapa faktor antaranya ialah tenaga manusia yang melaksanakan operasi organisasi tersebut. Juruanalisis sistem perlu memahami struktur organisasi, aktiviti dan operasi serta bentuk pengurusan organisasi. Ini membolehkannya mengkaji secara menyeluruh keperluan organisasi terutamanya menggunakan maklumat dalaman untuk merancang sistem tertentu bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Membolehkannya mengenalpasti kelemahan dan kekuatan sistem semasa, sumber dan kemudahan fizikal, sumber manusia dan kemudahan peralatan dalam organisasi untuk dijadikan asas pertimbangan kepada entiti-entiti sistem cadangan.
3. Mengurangkan risiko kegagalan sistem dan memastikan sistem yang akan dicadangkan adalah efisyen dan sesuai dengan situasi organisasi. Ini membolehkan satu sistem yang sesuai dengan pengguna dibangunkan dengan kos yang berpadanan.
4. Membolehkan anggaran kos sumber dan kewangan dilakukan bergantung kepada keupayaan orgnisasi dan kepakaran yang ada.